Paso 1: Definir los objetivos del evento
Todo buen evento comienza con la creación de una página web para una asociación, por supuesto, pero también con la definición de tus objetivos.
¡Eso es!
Tener una idea clara de hacia dónde quieres ir y cuáles son los objetivos de tu evento y de tus equipos facilita mucho la tarea.
Para especificar tus objetivos y tener una base eficiente, puedes utilizar esta tabla como guía:
¿Cuál es el objetivo principal de tu evento?
Este es el elemento que se debe tener en cuenta desde el principio hasta el final del proceso.
Tu objetivo principal puede ser:
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Presentación de un proyecto importante,
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Encontrar nuevos miembros,
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Recaudar fondos para la organización,
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Celebrar un hito importante en la vida de la organización...
No faltan los objetivos.
Asegúrate de priorizar tus objetivos, y quédate con un solo objetivo. Esto te permitirá decidir entre muchas opciones y tomar decisiones rápidas y fundamentadas.
Por ejemplo, si tu objetivo es captar nuevos miembros y presentar tu nuevo proyecto, trata de desarrollar los medios para facilitar la inscripción de nuevos miembros: personal de recepción, formularios de inscripción…
💡 ¡Piensa también en definir objetivos cuantificados! Este tipo de objetivo es especialmente relevante y te permite situarte de forma directa y eficaz.
Las limitaciones que hay que tener en cuenta
La planificación de un evento para una organización también implica anticiparse a las limitaciones.
Si te anticipas a las limitaciones, estarás preparado y podrás hacer frente a ellas con soluciones ya preparadas.
Puedes pensar en las siguientes limitaciones:
La primera restricción que hay que notar es necesariamente el presupuesto. Implica muchas concesiones, y debe ser bien estudiado para crear el evento perfecto en las mejores condiciones.
La preparación de un evento requiere mucho tiempo y energía. Entre los trámites administrativos, el alquiler de equipos o salas y la disponibilidad de las personas interesadas, la creación de un evento es un auténtico quebradero de cabeza en términos de organización.
Así pues, no olvides tomar nota de las limitaciones de tiempo y los plazos que debes respetar para avanzar en los preparativos con la mayor serenidad posible.
¿Estás planeando un evento al aire libre en Madrid en abril?
Piensa que el tiempo puede no estar de tu lado.
Esto debe tenerse en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto. Se necesitarán carpas, sombrillas e incluso una sala para albergar al público y a los nuevos reclutas.
Mientras que la presentación de un proyecto puede hacerse con pocas personas, un evento deportivo requiere por el contrario mucha coordinación.
Por lo tanto, también debes tener en cuenta la disponibilidad de tu equipo para garantizar que tu evento se desarrolle sin problemas y que los participantes estén lo más seguros posible.
Paso 2: Definir el equipo y el calendario
Ya sabes a dónde vas...
... pero ¿con quién?
Tu equipo y su organización son el punto central en la creación de tu evento.
Si estáis:
Pones todas las posibilidades de tu parte para que tu evento sea un éxito.
Reúne un equipo que esté disponible de forma permanente, con múltiples habilidades y diferentes puntos de vista para crear un grupo eficaz.
Luego tienes que organizarte y delegar tareas en cada uno de los miembros de tu equipo para avanzar rápidamente.
Para ello, puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos como Trello o Monday que te permiten:
Estas herramientas automatizadas e intuitivas te permitirán controlar el progreso de la preparación, evitar malentendidos y avanzar juntos.
Etapa 3: Procedimientos legales y administrativos
Bienvenido a la parte administrativa de la organización de tu evento.
No huyas todavía, porque estos pasos son esenciales.
La responsabilidad penal de una organización se incurre en los eventos.
Además, un evento puede requerir una autorización administrativa. Este puede ser el caso si:
💡 Si el evento va a atraer a un gran número de personas, tienes que establecer un sistema de vigilancia para garantizar la seguridad.
Dependiendo del lugar en el que ocurra el evento, hay que hacer arreglos por adelantado
Por ejemplo, en Madrid, las condiciones son diferentes de las de Barcelona.
Paso 4: Comunicar el evento
La comunicación de un evento es el alma del mismo. 💪
De hecho, una buena comunicación hará que el evento sea visible para los que se interesen en él.
Para una comunicación eficaz e impactante, hay que pensar en:
Una imagen vale más que mil palabras.
Y los elementos gráficos de tu campaña de promoción. son la clave de tu éxito.
Desde las fotos en tus redes sociales, hasta los folletos del evento, pasando por golosinas o la firma de tus correos, toda tu comunicación debe ser coherente.
A partir de los colores de tu organización, crea imágenes atractivas que den información sobre tu evento.
Y, por supuesto, no te asustes si no eres un diseñador gráfico profesional o no tienes mucho tiempo para dedicarte a ello.
Herramientas intuitivas y gratuitas como Canva te permitirán crear un diseño para tu evento en unos momentos.
Con Canva, puedes crear conceptos visuales para un evento ... ¡muy rápidamente!
Fuente de la imagen: Torrevieja.es
Después de ver los visuales (que sabemos que son increíbles 😬), los interesados y curiosos se pondrán a leer para responder a esta pregunta: "¿De qué se trata?"
Y para entonces, ya habrás preparado todo para presentarles el evento de la mejor manera.
Por supuesto, debes presentar el proyecto y su propósito. Sin embargo, hay que tener cuidado de no entrar en demasiados detalles. Luego responderás a las preguntas de los que quieren saber más.
Además, no olvides especificar:
👉 El nombre del evento,
👉 Las condiciones de registro,
👉 El precio de los billetes,
👉 El local...
Si quieres principalmente promocionar el evento, también es una excelente manera de revelar toda la información y evitar tener demasiadas preguntas que te hagan perder tiempo.
Tu comunicación es perfecta.
Pero cómo...
¿Cómo se envía? ¿Y a quién?
Miembros fieles
Comienza por cuidar de los principales donantes y miembros de la organización informándoles con antelación por correo electrónico.
Esto permite mantener el vínculo con ellos, a la vez que aprendes sobre su disponibilidad.
Si es imprescindible que estas personas estén presentes en el evento porque son importantes para la organización, debes avisarles con la mayor antelación posible.
De este modo, pueden avisarte de su presencia, y por lo tanto, puedes ajustar la hora y la fecha del evento para reunir el mayor número de personas.
💡 ¡También puedes llamarlos por teléfono, si tienes tiempo y medios! De esta manera, esforzaras el vínculo especial entre ellos y la organización.
Utiliza las redes sociales para avisar al público
A continuación, comunícate en las redes sociales.
En esta etapa, saca la artillería pesada:
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visuales para cada red social,
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ilustrar tus redes sociales con imágenes del evento,
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una cuenta atrás para el día del evento...
Asegúrate de que los algoritmos de las redes sociales no bloqueen tus posts, y de que la mayoría de las personas conozcan el evento que estás organizando.
Deja claro que estás disponible en los sistemas de mensajería instantánea para guiar, aconsejar y convencer a los curiosos que se encuentren con tu publicación mientras se desplazan por el feed de noticias.
Una entrada de blog para una comunicación diferente
Para comunicar de forma diferente el evento, también puedes redactar un artículo dedicado.
Podrías, por ejemplo, escribir un artículo sobre:
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Por qué estás organizando este evento y qué significa para tu organización,
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La preparación de tu evento con una publicación actualizada regularmente,
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Una presentación de la actividad, o actividades, propuestas durante el evento...
Hay muchas maneras de promover esta etapa en la vida de tu organización. Al crear un artículo dedicado, das detalles sobre tu evento y le das vida desde el principio.
Fomentar el boca a boca para los nuevos miembros
El viejo boca a boca siempre funcionará para atraer a nuevas personas a tu evento.
Sin embargo, el boca a boca a menudo debe ser estimulado para ser realmente efectivo.
Puedes hacerlo mediante:
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Pide a los miembros más viejos que inviten a alguien,
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Fomenta el intercambio en las redes sociales animando a los usuarios a mencionar a sus amigos
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Trabaja los elementos visuales para que se puedan compartir fácilmente, es mejor en formato cuadrado, por ejemplo.
Paso 5: Inscribir a los participantes en el evento
El reto de preparar un evento es saber cuántas personas estarán presentes.
Para ello, es necesario poder estimar el número de personas que asistirán al evento con un sistema de venta de entradas y un formulario de inscripción. De este modo, podrás empezar a recaudar dinero con la venta de entradas y llevar adelante la organización del evento
Aunque puede parecer mucho trabajo ponerse en contacto con un banco, agregar un botón de registro y un botón de pago Paypal a tu sitio web, y cobrar los fondos, hay herramientas para facilitarlo
Existen herramientas online para organizaciones sin fines de lucro, como por ejemplo Hivebrite.com
Todo lo que tienes que hacer es registrar tu organización de forma gratuita para ahorrar tiempo y facilitar el proceso a los participantes.
Paso 6: Comprobar los detalles finales
Faltan pocos días para el evento.
Sin embargo, cuando se organiza un evento, ¡siempre hay cosas que hacer!
Asegúrate de que todos los preparativos siguen en pie y haz un balance de lo que se ha hecho, lo que está en curso y las tareas que quedan por hacer.
Por ejemplo, puede que tengas que pensar en:
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Las golosinas que serán repartidas durante el evento,
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Compras para tu equipo y los participantes,
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Comunicaciones de última hora para los que tienen previsto asistir,
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Conexiones eléctricas y equipos informáticos para el evento...
No abandones tus esfuerzos cuando llegue el evento y asegúrate de no olvidar ningún aspecto y de seguir persiguiendo tus objetivos.
¿Estás preparado?
¡Tu evento puede tener lugar! 🚀
Paso 7: ¿Y después?
Una vez finalizado el evento, aún queda un último paso: el debriefing.
Este paso no sirve para preparar el evento que acaba de terminar, pero será útil para los siguientes.
Al crear un documento posterior al evento, podrás ver de un vistazo las buenas iniciativas, las que deberías haber hecho, y las que te hicieron perder el tiempo.
Para gestionar el período posterior al evento, puedes:
Después del evento, puedes escribir un artículo sobre el mismo, incluyendo fotos y testimonios de los miembros.
No olvides enviar un correo electrónico de bienvenida a los que se han unido a ti, y una tarjeta de agradecimiento a los que han permanecido en la organización.
Fuente de la imagen: Mdirector.com
Con una encuesta de Google Form, por ejemplo, puedes recoger fácilmente las impresiones de los participantes.
Todos estos elementos te darán una idea precisa de cómo se sintió todo el mundo, tanto el equipo como los miembros, para que puedas gestionar los próximos eventos de manera aún más experta
Organizar un evento para una organización es un trabajo profundo que requiere tiempo y energía, pero que beneficiará a tu organización si está bien preparado.
Con este método de 7 pasos, puedes estar seguro de que no olvidarás nada...
... ¡Y sobre todo no dejes de invitarnos a tus futuros eventos!!
